檔案具有原始性、真實性、保密性等特點，通常需要存放在學校、單位或者人才中心，保證檔案的正常使用。如果檔案長時間存放在自己手里，將會變為“死檔”狀態，不再具有法律效力。這樣的檔案對公務員，特別是政審環節影響很大。


1、檔案在學校
檔案放在學校保管，如果是這種情況，就需要先問人才交流中心存檔的條件，然后前往戶籍地或工作地的人才市場申請開具調檔函，填寫《流動人員人事檔案托管申請》和《流動人員人事檔案管理登記表》，然后拿到調檔函之后遞交到本校的就業指導中心。學校會通過機要通道將檔案發送至人才市場。
學校收到調檔函后，會通過機要通道將檔案轉移到相應的人才市場。人才中心收到調檔函之后會按照規定的流程檢查檔案完整性、封條是否完好等，并確認檔案的完整真實可靠之后，會接收檔案并出具存檔證明。
2、檔案在單位
檔案在原單位想轉移到人才市場，如果是這種情況，需要攜帶身份證、離職證明或勞動合同等證明材料去人才中心申請調檔函。按照要求填寫人員登記表(要確定檔案所在單位全稱)，人才中心審核之后會開具一份調檔函。拿到調檔函之后交給原單位，原單位通過機要通道轉遞到人才交流中心。
3、檔案在自己手里
檔案在自己手里想轉移到人才市場，如果是這種情況，需要聯系院校，把手中的檔案材料寄回學校，以學校名義通過EMS方式轉移到人才中心（檔案袋密封處和快遞袋封口處需加蓋學校公章）。檔案嚴禁自行攜帶轉遞，人才中心只接收公對公形勢轉遞檔案（檔案嚴禁拆封）。如果學校不愿意幫忙郵寄，可以找有檔案管理權限的單位或者檔案服務公司幫忙處理。

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切記，檔案一定要公對公郵寄，這樣人才中心才不會對你的檔案拒收，只有人才中心接收或者具有檔案管理權限的單位接收了你的檔案，檔案才能恢復法律效力。

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內蒙古包頭考上公務員但檔案在手里